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            ERP系統之:采購訂單

            文章來源:火鳳凰ERP學院
            2017-08-07

            采購訂單在ERP軟件的使用過程當中也是非常重要的,因為他有幾個重要的責任第一個是能夠保障我們業務的順利推進,及時交付,建立與客戶之間的信任。第二個,采購得當的話,可以大幅度的降低我們庫存的積壓,這也是非常重要的一個作用,對于公司的這個資金流轉是非常有幫助的。那么下面的就對采購訂單做一個詳細的了解,首先來說我們會介紹一下貿易型公司如何來做這個采購,然后再對生產型的企業如何做采購做一個示范,最后給大家講一下其它類的像辦公用品他是如何做采購的。另外還有一個重點就是雙單位的采購,那么我們知道就是在不管你是貿易型或者生產型也好,你會遇到一些產品,你采購的產品你是整箱整或者是整盤進行采購的,但是你用料的時候和銷售出去的時候,你可能只是按克按根按米去領料銷售,這就存在你采購的單位和你內部庫存計量單位不一致的問題,這里也是希望給大家做一個演示,讓大家知道怎么樣去操作然后會給大家介紹一下這個采購訂單里面所自帶的默認功能和記憶功能,默認功能和記憶功能其實在銷售訂單的環節有講過,但是采購訂單針對的是我們的采購人員,所以他不一定去看銷售訂單的介紹,所以在這里也重復做一個講解他是如何來實現的。最后講一下在采購當中采購訂單交期的變化那如何來體現?如何來告知其他的同事?這個也會非常的關鍵。

            首先,我們來講一講貿易型公司怎么樣做采購我們假設有一個訂單,他的這個庫存是沒有的,我們可以看一下現有的這個情況,比如說這里之前就有一個情況,他的庫存為零,可用數量是負1000,就說之前有一張訂單用了這顆料,他就是沒有庫存,但是了訂單的。假設我們現在新增了這個訂單,同樣是這個用料能進行保存審批。對于銷售型的貿易型的公司來說,它有兩種處理方式,第一種處理方式就是說單張的進行一個單對單的采購,這種采購的好處就是說直觀,我這批貨該發給誰,一看這個單號就知道。他的這個弊端是什么呢?就是因為你單對單的采購的話就是說同一個產品遇到了多家供應商,如果是多個產品你的采購又是分散很多供應商的話,這樣的話導致你每天下載的采購訂單就是非常的多,但同樣的還是有幾十個產品有十幾家供應商的話,如果是分單采購就是單對單的采購,你一天可能要下幾十張單。但如果說你是合并采購,就是一個供應商合并下一張采購訂單就可以了。這是他們兩者的區別。我們兩者呢都給大家做一個示范和演示,這樣的話你們可以根據自己公司的單量和物料的種類、產品的種類來選擇,哪一種方式更適合你們。現在我們來講一講,比如說這張銷售訂單直接轉采購,那這張采購訂單上面就有他對應的源單號,所以這張采購訂單我們就很清楚是哪一家客戶要了這張訂單,這是講到它采購的方便性。我們來看一下,也可以在這里釋放出來一個狀態,處理狀態、發貨通知狀態、退貨狀態都是有的,我們把他們全部釋放出來。那么我們就可以看得到那是全部采購完畢,這個是沒有轉采購的,同樣的一顆料。所以這個時候我們第二個情況呢就可以看到只需要采購500個,因為之前已經有轉過了那么合并采購呢,就是通過管理模塊下面的采購清單生成的,大家可以看一下,這里只有500,但如果說我又有一個新的訂單也是需要這個物料和產品的,新增一個訂單,那么我們還是回到這個采購清單這里的數量了就會變成800。選中那個800之后就可以下采購訂單,這里的就是合并采購這個合并采購他不去區分對應的訂單,這是講到兩者的區別但如果你可能以后也可以去做成分單號,這個可能要跟我們的工程師進行溝通,也可以在這里進行一個生成另外,我們這個采購是可以合并的,比如說我們現在看到的是沒有把供應商釋放出來。我們把供應商釋放出來,目前我們看到的供應商都是火鳳凰的。供應商是哪來的,其實它來自于我們這幾顆料的我們就以第一個為例,我們到商品中心看一下點擊修改,這里有一個默認供應商,我們把它改成松的,看看對我們的采購訂單有什么影響我們刷新之后,這個供應商就會有一個改變。我們下采購訂單的時候就直接會把這個供應商調取過來,包括他歷史的采購價格也會調用過來,這樣可以非常快速的把這個采購訂單進行一個合并采購,采購完了點擊刷新,它就會消失。這幾個料是一家供應商的,我們可以進行多選,然后下采購訂單,他就一次性可以把所有的料下完,這是講到我們的合并采購的方法這是講到我們貿易型的公司,它通過這個采購轉入庫之后有庫存,然后再通知發貨,然后再出口出去,這個流程就完成了

            現在我們講一講生產型企業根據生產計劃來生成待采購清單轉采購的我們就回到erp這里。銷售訂單這里面呢,就有一個申購清單,這里面會告訴你目前有這么多零部件是需要采購的現在呢我們假設看一下,我們為了區別新的物料的計算,我們把商品中心這個蘋果手機的物料換一下,清除然后再選一下可能用到的物料,這三個都是沒有庫存的,它的用量比例是123,然后保存一下,這個時候看我們的物料需求還是到生產模塊申購清單里面點擊刷新,現在這里沒有這個物料現在假設有一張訂單是要蘋果手機的們需要1000保存審批,我們要去生產所以它就轉為生產通知單。我們這個采購是基于生產通知,就是你還不安排生產的時候物料是不去采購的但是大家需要注意的,我們這里也可以填上要求的交貨日期就是什么時候完工,然后保存保存完之后下面就會有物料的需求根據這個用量來計算出核準用量,按照一定的比例算出來原材料要用多少我們進行審批這個時候就會生成這三顆物料看我們申購清單里面有沒有大家可以看到這里面就已經出來了這三顆料以及它的需求量。因為我們每一個都有一個按3000的安全庫存,所以他的這個三顆料領料,雖然說是這么多,但是缺的卻會比較多,因為他要加上安全庫存的需要量,那么它就會生成到這個表里面那我們來看一下這三個產物料的零部件的參數它是怎么生產過來的。到商品中心的產品明細里面,他這里面有一個安全庫存3000有個損耗系數,其實我們也可以考慮這個損耗系數,這里面有個最小包裝量最小訂單量。因為這里最小包裝量是5000,所以這個采購量只能是五千五千的倍數,不可能拆包,所以我們的需求量比如說我們這里只要一千,那么你的這個采購量是4000,因為這個最小包裝量是5000,那么你的采購量按道理來說應該是5000如果是這個料我們來看一下,也是5000的。我來看一下我們這個計算是不是正確的,我們也可以把其它參數試著放出來,比如說安全庫存最小訂單量最小包裝量損耗系數都可以釋放出來,這樣的話可能看得更加全面,所以這個建議采購量對應我們這個料來說就是5000那因為你有損耗,所以說他4000多一點點,他就建議采購5000,因為你損耗是一點萬分之一然后這一個采購量是一萬的,加上他最小包裝量是5000的和損耗系數,所以說他這個缺料數量是5000多一點的,那么采購量就應該是最小包裝量的一個倍數,那么就應該是有一萬你也可以做一個調整,這個6000就無所謂了,他因為已經超過5000了,所以說還是1萬這個采購員可以根據自己的經驗做一個調整現在假設我們就取它當前的值直接選擇然后下采購訂單,這里面也有一個默認供應商的問題,也可以在參數當中去進行一個設置,我就不重復再講。還有一個就是在商品定義當中進行修改,把它默認的供應商改一下,然后改一下損耗系數,我們再回頭生看一下生產管理里面申購清單,點擊刷新,這個供應商的刷新需要在哪里去做呢?就是我們要重新來下生產通知單就是事先要把這個供應商設置好,我們到生產管理里面把這張生產通知單消審掉,因為這里面他已經把供應商給取出來了,那你點一下刷新物料替換確認,這個供應商就會有一個變化,再進行更新保存、審批,我們再來看一下這個需求變化因為可能不同的生產通知單里面需要明確你這個供應商是誰。因為有時候你同一顆料會有多家供應商,大家可以看到這里就會出來這個新的供應商這個時候還有一個方法,就是點擊右鍵指定內容篩選把這個供應商的都選出來,然后全選下采購訂單,這是一種方法,通過右鍵過濾的方式把不同的供應商篩選出來保存審批,因為這里之前沒有采購過,所以說他這里的單價需要我們去填入。這里有一個請購單這個時候我們就可以看到這里可以轉采購訂單,當然這個采購訂單是由采購來做的,那么這里就會有一個未采購的申購清單,可以根據這個來轉采購這里采購的依據就是這,也不要無緣無故的去采購,這都是相關的一個依據

            下面就給大家講一講雙單位物料的采購。雙單位首先是說這個產品它是雙單位的,我們找一個產品用來做示范。比如說我們新增一個油漆,這個用量是按g,但是你去買的時候是按桶的。這個比例呢是一桶比如說是5000克,這就形成了一g之間的比例關系。這個采購單價填一下,那么就是說你必須在這里商品定義的時候定義一下雙單位那我們來做一次采購直接下采購訂單點擊新增這個時候這里就會多了一列交易數量,這里面有交易單位和數量單位,那我們輸一桶,他數量就會變成5000克,如果是兩桶,它就會變成數量為1萬克另外一個就是我們的這個單價,單價欄是針對于交易單位來的,所以我們不是10萬塊錢一桶嗎,兩桶的就是20,那我們保存來看一下入庫的時候假設貨已經送過來了,你點擊入庫保存審批看一下。一桶5000克兩桶一萬克,那這一萬的是我們庫存里面的一萬,所以我們領料的時候就可以按一萬克來領,那我們就知道了他下面的這個數量不是2,這是講到交易方式還有一種情況就是我們公司說這個東西小東西不在乎,我們平時就領到車間去了那我就直接一桶一桶到車間,就不把這個料放到BOM表里面,這個可不可以呢?這也是一種方法那我們就直接根據日常的管控直接就單獨的去領這些料,就不要通過生產單來領料,這也是一個省事的方法這個情況就不需要去做物料的轉換,也不需要把它做到BOM里面去,也不用根據這個BOM表去領料,反正就是用完了這一桶直接下一桶,但是你要把桶還回來,我知道你用完了這也是一種方法,但如果是管控比較嚴的或者是價格比較高的,那你可能需要通過這種方法直接把他設置BOM表里面去,然后根據BOM表生成它需要采購的數量,然后根據BOM表來領這個料,這是講到這個雙單位物料的采購

            另外,給大家講一講ERP采購單里面的價格記憶功能我們采購中心進來,比如說這個客戶,我們假設一下他的結算幣種為美元,付款方式為首付30%收貨后70%,票據類型為十個點的票,對賬時間也可以在這里設置一下,然后保存那么你在這里設置之后按采購添加那我這里的付款方式票據類型幣種都會直接在這個地方進行一個記憶,這叫一個默認值的記憶。我們選對應的這個采購的物料,這里面就會存在一個價格的記憶問題,就是說這個油漆從這家采購價格可能比較便宜一點。因為我們設的是美元,所以說他在這里直接轉換了。我們原來是5000克一桶,價格是10萬,但是轉換成美元就是一萬多,匯率是按照7.9,當然這不是真實的,這可以根據匯率來進行一個調整,這個時候再來輸入相應的這個價格,然后保存審批包括下一次我們先把它消審掉,比如說這里面有型號,比如說這里面有這樣的一些參數,其他家是沒有的,下一次再進行采購的時候會不會有一個記憶下來?我們繼續新增采購單,我們再來選這個油漆我們可以看到這里面會自動帶過來這里的價格和規格型號,這是講到我們的記憶功能大家清楚了就按照這個方法做采購動作

            最后講一講ERP系統里采購訂單的交期如果變更怎么來處理比如說這張采購訂單,因為是從國外采購回來的,那可能說這個交期有一個限制,可以把這個開關打開之后到貨日期是必填項如果你需要打開這個開關,你就跟我們的工程師去說一下,那么他就會給您把這個開關打開那么下面假如說這個交期有變化了,采購員要告訴相關的業務員或者是老總,那么怎么操作呢?我們這里有一個該聯系記錄,可以把這個消息告訴我業務員或者是老總,然后下面寫一下說明這么說完之后我們來看一下如何來了解一個方法是打開這個采購訂單,點擊查看這個聯絡歷史,這是一種方法。第二種方法是直接在采購訂單這里,光標點到這里他就會浮現這個聯絡歷史,這是講到交期的變更。

            今天就講到這里,謝謝大家! 


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