很多公司，目前如果沒有用ERP軟件的話就沒有發貨通知單，一般都是用口頭通知或者是手寫寫一張單據就通知倉庫或者是電話里面打個招呼。其實我覺得通過這么多年的應用下來發貨通知單是一個非常重要的單據，一般規模稍微大一點的或者是單量大一點的，都可以充分的利用發貨通知單來還起到一些管控和流程的順暢。
下面就給大家介紹一下發貨通知單的兩個重要作用，第一個，我們首先肯定要清楚什么叫發貨通知單，就是說我們銷售簽的單叫銷售訂單，倉庫送貨的這張單可以叫送貨單或者是出庫單，那么銷售和倉庫之間要有一個銜接，就是我發什么東西發多少、什么時候發出去、用什么快遞方式運輸，這里面就有一個交代，那么這個交代的內容就是由發貨通知單來體現的，所以發貨通知單是由業務員或者是商務助理通過銷售訂單生成的一張單據，倉庫這邊的可以看到發貨通知單審批之后就可以有生成具體的出庫單，這也是一個標準的流程。發貨通知單有兩個作用，與使用的環節是有關系的。第一個，發貨通知單一般是交給財務經理來審批的，就是說銷售訂單本身一般是有銷售經理或者是總監來審批的，那么發貨通知單是由銷售員生成之后申請財務經理去審批的，財務經理審批之后才去告訴倉庫這個貨你可以發了，所以它起到這樣的一個控制作用，財務來審批的時候他就可以來檢查一下這批貨的預付款有沒有打或者是這個客戶的信用額度夠不夠，這樣起到一個風險管控的一個作用。第二個呢，也非常清楚這次需要發多少，什么時候發，這就形成了一個銷售和倉庫之間的一個銜接的單據，所以它能夠提高我們的效率，這是他的兩個非常重要的作用。建議呢大家能夠很好的來發揮這個功能的作用。
下面就給大家在ERP軟件里面演示一下如何生成發貨通知單。有時候比如說你一張大單，它會存在多次發貨的情況，我們如何來實現多次發貨。然后給大家講一講發貨通知上面有時為什么會數量少于訂單的數量，如何來指定發貨收款日期，包括它里面的一些標識，一并給大家做一個介紹。
我們先模擬做一張銷售訂單。我們這里是1000臺保存審批。那時候我們會看到這張單的毛利和毛利率。這個時候呢，我們重點不在這兒，重點是在于發貨，這個時候我們就可以轉發貨通知單，大家看到點了之后它的數量是800，這個數量是跟倉庫的庫存是一樣的，就是說我們檢測到倉庫對于這個產品來說只有這么些，所以說他就不能進行一個多發，不能多于倉庫現有的這個數量進行一個發貨，這是講到發貨通知單會有一個數量的判斷，這就是說到為什么有時候會出現發貨通知單里面的數量少于銷售訂單的數量。
還有一種情況就是我們可以分多次發貨，我們第一次的時候可以在這里修改一次數量，那么下一次我們還要發貨，那么這一千臺已經發了300，還可以通知700，我們再來轉一次發貨通知單，這個時候我們就實現了多次出庫，但是請問大家這里，如果把700臺發貨出去，倉庫真的能夠出庫一千臺嗎？他是出不去的，但是，我們這里只是轉換成兩次了，他每次只是判斷當前的倉庫數量，所以說這里他的700還是可以出來的，這就是他能夠分多次轉發貨通知單。我們在這里選擇跟剛才300合計成為800的數量，把它改成500，然后這里有一個預計收款日期，大家可以在這里選擇一個日期。定單本身而言，它就會顯示部分通知發貨。發貨通知單轉換之后，我們到出庫環節銷售訂單里面有個成品出庫，那么他那是可以選擇單據出庫的，我們可以在下一步里面選擇這個單據可以進行一個多選，這是發貨通知單的一個生成，包括多發貨通知單的生成。
剛才已經講了發貨通知單的審批權限的分配建議是給財務經理。最后再講一講發貨通知單的這些標識的解讀，
我們回到ERP軟件銷售管理這里有一個發貨通知，可以看到我們剛才已經做了兩張出庫，所以這里就是一個實框，如果是空框意思就是未轉出庫，實框就是已轉出庫，大家以后就是不用看文字了，看那個標志就可以了，那如果是部分出庫是什么效果呢？我們再做一張單試一下。還可以看到部分出庫的話就是一個缺口的標志，他跟其他標志就有一個區別，這些是需要關注的。好了，我們把這個剩下的再轉一次，我們會自動進行一個判斷保存。審批之后我們看到這里就是一個實框，就是已轉出庫。
以上就是發貨通知單的相關內容。謝謝大家！